IELTS Planet - Học IELTS online

Giao tiếp trang trọng qua email – IP Share

Đừng nghĩ rằng chỉ vì bạn có thể sử dụng các từ rút gọn, viết tắt, hay cá nhân hóa bức e-mail… thì nó sẽ trở thành một cuộc đối thoại “gần gũi” – sự thật hoàn toàn trái ngược. Trong giao tiếp trang trọng, khi bạn trao đổi e-mail với một ai đó, bạn đang tạo ra văn bản ghi lại câu chuyện của đôi bên. Hãy soạn một bức mail theo đúng chuẩn mực mà có thể sử dụng được trong bất kỳ bối cảnh nào. Mọi thứ như ngữ pháp, câu từ đều phải chuẩn xác, rõ ràng và cụ thể. Nếu trong trường hợp liên quan đến pháp lý, những bức thư điện tử được soạn và gửi đi nếu gây thiệt hại cho hai bên có thể dẫn đến các hậu quả nghiêm trọng.


IP RDX59GX2JT


1. Cực kỳ nghiêm túc

Một vài người không nhận ra rằng những bức mail họ gửi có thể sẽ trở nên nghiêm trọng hơn dự tính chỉ vì quá ngắn gọn và súc tích. Hãy cân nhắc việc trở nên mềm mỏng hơn bằng cách sử dung các cụm từ dễ nghe hơn, và cố gắng giữ mức độ mỉa mai ở mức tối thiểu trừ phi bạn 100% chắc chắn rằng người nhận e-mail sẽ hiểu điều bạn đang ám chỉ.


2. Đếm tới mười trước khi nhấn nút gửi

Vì một lý do nào đó, e-mail thường không được đọc với cùng chủ đích như là thư tay truyền thống. Luôn cẩn thận kiểm tra lại trước khi gửi đi. Người nhận của bạn rất có thể sẽ phản ứng trên những thông tin thiếu chính xác đó, và vô tình chuyển tiếp bức mail đó đến một người nhận ngây thơ khác. Hơn nữa, lỗi chính tả và ngữ pháp sẽ làm mất đi tính chuyên nghiệp của ta, ảnh hưởng xấu đến cách người khác nhìn vào bạn và công việc mà bạn đảm nhận.

>>Một trong những cách hiệu quả để giảm lỗi sai kiểu này là đọc to e-mail của bạn lên trước khi gửi đi, và nếu đó là một bức mail đặc biệt quan trọng, hãy nhờ người nào đó kiểm tra giúp bạn.


3. Những E-mail xuất hiện trở lại

Khi bạn xóa đi mail đã gửi mình cảm thấy không mấy tự hào, không có nghĩa là nó sẽ mãi mãi biến mất. Khoa học máy tính ngày càng được khám phá và phát triển, nền công nghiệp máy tính đã trở nên lão luyện trong việc phục hồi dữ liệu tiêu cực mà người dùng nghĩ rằng họ đã xóa đi. Tôi nghĩ bạn cũng nên biết điều này.


4. Hãy đứng lên và trực tiếp giải quyết nó

Thực sự chẳng hay ho gì khi chỉ trích ai đó qua e-mail. Nếu bất đồng quan điểm với cấp dưới hay đồng nghiệp của bạn, hãy sử dụng điện thoại, hay tốt hơn nữa, đến tận văn phòng hay bàn làm việc của người đó mà nói chuyện. Nói chuyện vẫn là hình thức giao tiếp thông dụng nhất, đặc biệt là cho các vấn đề liên quan đến cảm xúc. Người xưa có câu, “cứ viết đi rồi ngồi hối tiếc” quả đúng không sai trong các trường hợp như thế này.


5. E-mails dùng để thông báo và giải thích

Chúng không phải được sử dụng để thuyết phục ai đó. Nếu bạn muốn làm vậy, tốt hơn hết là hãy nói chuyện trực tiếp với họ. E-mail rất hữu ích khi bạn cần phá vỡ các cuộc tranh luận phức tạp bằng các văn bản rõ ràng, khi tạo điều kiện cho nhiều cá nhân được trao đổi cùng lúc, hoặc khi nói chuyện trực tiếp không quá phù hợp trong các khoản thời gian ngắn.


6. Phá vỡ vòng lặp

Đừng chuyển tiếp các chuỗi thư hay các trò đùa vô duyên cho người khác. Thời gian của bạn rất quý giá. Ngoài ra, những thư này có thể trở nên rắc rối nếu người nhận không cảm nhận được khiếu hài hước của bạn trong bức e-mail đó, dẫn đến việc họ hiểu lầm trò đùa của bạn theo hướng “racist” hay quấy rối tình dục. Tệ hơn nữa, bạn không biết rằng người nhận mail của bạn sẽ chia sẻ bức thư đó với ai. Và trách nhiệm nặng nhất luôn được truy về người bắt đầu.


7. E-mail quấy rối

Written form document (tài liệu bằng chữ) là một công cụ cực kỳ mạnh mẽ trong các cuộc kiện tụng. Các thẩm phán và bồi thẩm đoàn sẽ mong đợi được nhìn mọi thứ rõ ràng trắng đen, và với hiệu quả tối đa, những bức e-mails này tuy có vẻ vô hại nhưng sẽ mang tính chất nghiêm trọng hơn nhiều khi được sử dụng cho mục đích bằng chứng. Chính sách nhân sự ở công ty cũng nên cảnh cáo nhân viên không nên đưa vào e-mail bất kỳ thứ gì có thể mang tính gợi dục, phân biệt chủng tộc, bài xích tôn giáo hay có khả năng gây xúc phạm đến người khác.


8. Chắc chắn rằng E-mail của bạn đã được gửi đi

Với những bức e-mails quan trọng (nếu không có loại phần mềm để biết được rằng e-mail đã được đọc hay chưa), công ty sẽ cho chúng tôi một kiểu huấn luyện là gọi điện cho các khách hàng hay các đồng nghiệp, hoặc yêu cầu họ gửi mail xác nhận lại. Đây là một bài huấn luyện vô giá giúp tăng tính chuyên nghiệp và sử dụng tốt phần ít thời gian dư dả.


9. Thường xuyên dọn dẹp hộp thư e-mails

Hộp thư e-mail đã trở thành “nguồn tư liệu” cho các thông tin cần thiết liên quan đến khách hàng. Sẽ tốt hơn cho bạn nếu các thông tin này có thể dễ dàng truy cập vào hơn. Dành vài phút mỗi ngày để tổ chức e-mail theo chủ đề, khách hàng, ngày tháng – bất cứ điều gì bạn cho là thích hợp. Đưa một bước nhỏ này vào sinh hoạt hàng ngày của bạn sẽ tiết kiệm rất nhiều thời gian về lâu dài.


Làm theo những bước đơn giản trên sẽ giúp bạn giữ đúng tinh thần hợp tác khi trao đổi thư từ với người khác, hãy tránh trường hợp buộc bạn phải chịu trách nhiệm pháp lý và tăng tính hiệu suất khi làm việc.


Người dịch: Nguyễn Thị Minh Tâm

Nguồn: halpernadvisors

Tháng Mười Hai 17, 2017

0 responses on "Giao tiếp trang trọng qua email - IP Share"

Để lại lời nhắn

IELTS Planet - Học IELTS online 2016