IELTS Planet - Học IELTS online, Luyện thi IELTS Online cùng Gia sư IELTS 8.0

Viết một lá thư văn phòng đơn giản – Tự học IELTS

photo_6976_landscape_850x566


Làm thế nào để định dạng và viết một lá thư doanh nghiệp đơn giản

Mọi người có lý do khác nhau để viết thư và email doanh nghiệp – để yêu cầu thông tin, thực hiện giao dịch, đảm bảo việc làm, v.v. Thư doanh nghiệp chuẩn phải rõ ràng và ngắn gọn, tôn trọng trong ngôn từ và được định dạng theo tiêu chuẩn. Bằng cách chia nhỏ một bức thư kinh doanh thành các thành phần cơ bản, bạn có thể học cách giao tiếp hiệu quả và cải thiện kỹ năng viết của mình.


Cơ bản

Một lá thư doanh nghiệp thường có 3 phần, phần giới thiệu, phần nội dung và phần kết thư.

  • Phần giới thiệu nhằm giới thiệu vấn đề cần giải quyết. Nếu như bạn viết thư cho một người bạn không quen hoặc đã chỉ gặp thoáng qua, phần giới thiệu cũng có thể là lý do viết thư. Thông thường, phần này có độ dài từ một đến hai câu.
  • Phần thân của bức thư là nơi bạn nêu rõ vấn đề của mình. Phần này có thể ngắn với một vài câu hoặc một vài đoạn văn. Tất cả phụ thuộc vào mức độ chi tiết cần thiết để mô tả chủ đề.
  • Phần kết luận là phần cuối cùng nơi bạn sẽ viết về các hành động trong tương lai. Đây có thể là cơ hội để hẹn một cuộc thảo luận trực tiếp, yêu cầu thông tin bổ sung hoặc để thực hiện giao dịch. Giống như phần giới thiệu, phần này không nên nhiều hơn một hoặc hai câu và phải làm rõ những gì bạn muốn từ người đọc thư của bạn.

Phần giới thiệu

Ngôn từ của phần giới thiệu phụ thuộc vào mối quan hệ của bạn và người nhận thư.

Nếu như bạn đang liên hệ với một người bạn thân hoặc một đồng nghiệp doanh nghiệp, sử dụng tên của người nhận được chấp nhận. Nhưng nếu bạn đang liên hệ một người bạn không biết, tốt nhất là bạn nên chào hỏi một cách trang trọng. Nếu như bạn không biết tên của người nhận, sử dụng tên phòng ban hoặc dạng đơn giản của địa chỉ.


Một vài ví dụ:

Dear personnel director

Dear sir or madam

Dear Dr., Mr., Mrs., Ms. [Last name]

Dear Frank (sử dụng nếu liên hệ là bạn thân hoặc người quen biết)


Bạn nên liên hệ với một người cụ thể, nói cách khác, sử dụng Mr. cho nam và Ms. cho nữ trong chào hỏi. Chỉ nên sử dụng danh xưng Doctor trong lĩnh vực y tế chuyên môn. Bạn nên luôn bắt đầu một lá thư doanh nghiệp với “Dear”, còn đối với email thì đây là một trong các lựa chọn ít trang trọng.

Nếu như bạn đang viết cho một người mà bạn không biết hoặc đã gặp thoáng qua, bạn nên mở thư bằng cách cung cấp thông tin vì sao bạn viết lá thư này. Một vài ví dụ:

With reference to your advertisement in the Times…

Với thông tin quảng cáo của bạn trên tờ Times…

I’m am following up on our phone call yesterday.

Tôi muốn tiếp tục vấn đề trong cuộc điện thoại hôm qua

Thank you for your letter of March 5.

Cảm ơn vì lá thư của bạn vào tháng 5


Phần nội dung

Phần lớn độ dài các lá thư doanh nghiệp nằm ở phần nội dung. Đây là nơi mà người viết đề cập đến lý do viết thư liên lạc. Ví dụ:

I am writing to inquire about the position posted in The Daily Mail.

Tôi liên hệ để hỏi thăm về vị trí tuyển dụng đăng trên The Daily Mail.

 

I am writing to confirm the shipment details on order # 2346.

Tôi liên hệ để xác nhận chi tiết lô hàng thứ tự # 2346.

I am writing to apologize for the difficulties you experienced last week at our branch.

Tôi liên hệ để xin lỗi vì các vấn đề bạn đã gặp phải tuần trước tại cửa hàng của chúng tôi.

Khi bạn đã nêu lý do để viết thư doanh nghiệp của mình, hãy sử dụng phần thân bài này để cung cấp thêm thông tin chi tiết.


Ví dụ: bạn có thể gửi cho khách hàng tài liệu quan trọng để ký tên, xin lỗi khách hàng vì dịch vụ kém, yêu cầu thông tin từ nguồn hàng hoặc một số lý do khác. Dù là lý do gì, hãy nhớ sử dụng ngôn ngữ lễ phép và lịch sự. Ví dụ:

I would be grateful to meet with you next week.

Tôi rất cảm kích để gặp bạn vào tuần tới.

Would you possibly have time for a meeting next week?

Bạn có thời gian cho buổi họp vào tuần tới không?

I would be delighted to give you a tour of our facility this coming month.

Tôi rất vui để đưa bạn đi tham quan cơ sở vật chất của chúng tôi vào tháng tới

Unfortunately, we will have to postpone the meeting until June 1.

Thật không may chúng tôi phải tạm hoãn buổi họp cho đến 1 tháng 6.

Enclosed you will find a copy of the contract. Please sign where indicated.

Bạn sẽ tìm thấy bản sao hợp đồng đính kèm. Hãy ký tên vào vị trí yêu cầu.


Hãy tập thói quen để viết một số nhận xét cuối để khép lại phần nội dung của lá thư sau khi bạn đã thể hiện nội dung công việc của bạn. Đây là cơ hội của bạn để củng cố mối quan hệ của bạn với người nhận, và nó chỉ nên là một câu.

Please contact us again if we can help in any way.

Hãy liên hệ với chúng tôi nếu chúng tôi có thể giúp bằng cách nào đó.

If you have any questions, feel free to call me.

Nếu bạn có bất kì câu hỏi nào. Hãy liên hệ với tôi.

Bạn có thể sử dụng câu khép lại để yêu cầu liên hệ trong tương lai với người nhận.

I look forward to hearing from you soon.

(Tôi rất mong được hồi âm từ bạn.)

Please contact my assistant to schedule an appointment.

(Hãy liên hệ với trợ lý của tôi để sắp xếp cuộc hẹn.)


Phần kết thư

Cuối cùng điều mà các lá thư doanh nghiệp cần là một lời chào từ bạn gửi đến người đọc. Cũng giống với phần mở đầu, lời chào sẽ phụ thuộc vào mối quan hệ của bạn với người nhận. Nếu trường hợp là khách hàng mà bạn không quen biết thân thuộc. Hãy dùng:

Yours faithfully (Nếu như bạn không biết tên người người nhận)

Yours sincerely, (Nếu như bạn biết tên người nhận)


Nếu là người quen thân thuộc, hãy dùng

Best wishes, (Nếu là người quen)

Best regards or Regards (Nếu người nhận là bạn thân hoặc một liên lạc quen thuộc)


Mẫu thư doanh nghiệp

Dưới đây là một mẫu thư sử dụng cấu trúc như miêu tả phía trên. Hãy chú ý 2 khoảng cách giữa địa chỉ người nhận và lời chào.

Ken’s Cheese House

34 Chatley Avenue

Seattle, WA 98765

October 23, 2017

23 Tháng 10,2017

Fred Flintstone

Quản lý bán hàng

Cheese Specialists Inc.

456 Rubble Road

Rockville, IL 78777


Dear Mr Flintstone

(Gửi Mr Flintstone)

With reference to our telephone conversation today, I am writing to confirm your order for: 120 x Cheddar Deluxe Ref. No. 856.

(Với thông tin chúng ta đã có từ cuộc điện thoại hôm nay, tôi viết lá thự này để xác nhận đơn hàng: 120 x Phô mai Cheddar Deluxe Ref Mã 856)

The order will be shipped within three days via UPS and should arrive at your store in about 10 days.

(Đơn hàng sẽ được vận chuyển trong vòng 3 ngày bởi UPS và sẽ giao đến cửa hàng của bạn trong 10 ngày.)

Please contact us again if we can help in any way.

Hãy lên hệ nếu chúng tôi có thể giúp gì bạn.

Yours sincerely,

(Kenneth Beare)

Director of Ken’s Cheese House

Giám đốc Ken’s Cheese House


Người dịch: Đức

Premium IELTS Sale còn 1.500.000VNĐ – Trọn bộ 13 lộ trình từ 0 – 8.0+


    Ghi rõ email hoặc sdt vào mục nội dung thanh toán (nếu có)

Đây là gì?

Premium Kit


Nguồn: www.thoughtco.com

 

March 1, 2019
IELTS Planet - Học IELTS online 2019