Làm thế nào để viết thư và email tốt? (P2)

5. Địa chỉ email bạn sử dụng

Với mục đích gửi email cho những người quan trọng – chẳng hạn như giaó sư đại học hoặc nhà tuyển dụng tiềm năng – tốt nhất nên có một địa chỉ email chuyên nghiệp. Các nhà cung cấp email miễn phí, chất lượng thấp như Hotmail và Yahoo tốt nhất nên tránh (Gmail vẫn được coi là chấp nhận được), và mặc dù tất cả chúng ta đều có địa chỉ email trẻ con với cái tên ngớ ngẩn như “shopgirl1990” mà đã được thiết lập cách đây nhiều năm, chúng sẽ không tạo ấn tượng tốt cho người bạn đang gửi email. Theo nguyên tắc chung, tên.họ@emailprovider.com là một định dạng tốt cho địa chỉ email của bạn.

5. To/from

Từ tương đương với địa chỉ người gửi và đĩa chỉ người nhận trong email là phần “To/From”. Điều này có vẻ không quan trọng, nhưng có một vài điều mà bạn cần lưu ý:

Hãy đảm bảo rằng phần “From” được ghi đúng. Nó nên chỉ đơn giản là tên và họ của bạn, viết hoa một cách thích hợp và viết đúng chính tả, không có thêm các dấu như trái tim hoặc dấu chấm than.
Đặt địa chỉ email của người nhận vào phần “To” nếu bạn đang gửi email cho một người.
Nếu có người khác bạn cho rằng nên xem email để biết về thông tin của họ, nhưng bạn không trực tiếp gửi email cho họ, hãy đặt email của họ vào trường “CC”. Điều này là viết tắt của “Carbon copy” và điều đó có nghĩa là họ sẽ thấy email nhưng cũng sẽ thấy rằng nó không được gửi trực tiếp cho họ. Không sử dụng nó trừ khi người này có nhu cầu thực sự cần xem các thông tin liên lạc.
Nếu bạn đang gửi email cho nhiều người, không nên bao gồm tất cả địa chỉ email của họ trong phần “To” . Trong trường hợp này, bạn nên đặt địa chỉ email của chính mình vào phần “To” và đặt địa chỉ email của những người nhận vào phần “BCC”. Chữ này là viết tắt của “Blind carbon copy” và điều đó có nghĩa là tất cả họ sẽ thấy email nhưng sẽ không thấy được những người khác bạn đã gửi nó.

6. Dòng tiêu đề

Viết một vài mô tả tóm gọn những nội dung của email trong dòng chủ đề. Đừng ghi dài quá. Ví dụ nếu bạn viết email về vấn đề mà chúng tôi đã đề cập trước đó, dòng chủ đề chỉ cần đơn giản là “Deferring course entry” (Hoãn nhập học). Dòng tiêu đề giúp mọi người tìm thấy email dễ dàng hơn trong số email khác và cũng sẽ đảm bảo rằng họ sẽ chú ý tới và đọc nó. Đừng quên, mọi người nhận được hàng chục email mỗi ngày, vì vậy mail của bạn có thể dễ dàng bị lạc trong hộp thư đến của họ nếu bạn đặt một dòng chủ đề chung chung như “Yêu cầu”.

Một lời cảnh cáo khác: tránh những từ như “Khẩn cấp” trừ khi đó là trường hợp thực sự khẩn cấp (ví dụ: bạn có thể bỏ lỡ hạn chót nếu họ không phản hồi nhanh). Đánh dấu một cái gì đó là khẩn cấp khi nó thật sự không phải sẽ chỉ làm phiền người nhận,có thể họ có nhiều nhu cầu khác với thời gian của họ. Vì lý do tương tự, tránh đánh dấu email là “quan trọng” nếu nhà cung cấp email của bạn có nút dành riêng cho việc này.

7. Lời chào

Lời chào qua email thường thoải mái hơn khi viết thư, mặc dù nếu bạn muốn nó chính thức hơn thì bạn vẫn nên bắt đầu email của mình với “Dear Mr Smith” nếu bạn đang gửi email cho một cá nhân có tên hoặc “Dear Sir or Madam” nếu bạn đang gửi email tới một địa chỉ email chung như [email protected]. Nếu bạn đã gặp người đó trước đây hoặc họ đã gửi email cho bạn trước đây, thì tên củ họ có thể được chấp nhận nếu đây là cách họ đã ký email gửi cho bạn trước đây. Trong tình huống như vậy, bạn cũng có thể chấp nhận sử dụng lời chào kém chính thức hơn một chút, chẳng hạn như “Hello” hoặc thậm chí là “Hi”.

Tuy nhiên, hãy ứng biến theo cách họ gửi cho bạn, nếu email của họ bắt đầu với “Dear”, bạn nên đáp trả bằng “Dear”, if they start “Hi” bạn có thể trả lời với “Hi” . Một cách chào trong email khác nằm giữa ranh giới bình thường và trang trọng là “Good morning” (chào buổi sang) và “Good afternoon”(chào buổi chiều). Đây có lẽ là một lời chào thân thiện hơn một chút và mang tính cá nhân hơn “Dear”, vì vây nếu phong cách thường ngày của bạn không phải là qua trang trọng thì đây là một hình thức chấp nhận được của lời chào trong email.

8. Kết thúc email

Một lần nữa, vì email thường ít trang trọng hơn viết thư, một lời kết trang trọng như “Yours sincerely” có thể nghe hơi kì cục trong email. Nếu bạn đã bắt đầu email theo phong cách trang trọng của một bức thư thì bạn nên hoàn thành nó theo cách này, nhưng nếu bạn đã chấp nhận một trong những lời chào ít trang trọng hơn được nêu ra vừa nãy, bạn sẽ có một vài lựa chọn khác nhau về cách bạn có thể kết thúc một email. Các quy ước chung này bao gồm:

Best wishes,
Kind regards,
Best regards,
All the best,
Thanks,
Thanks in advance,
Many thanks,

Bạn có thể sử dụng 3 câu cuối khi bạn yêu cầu điều gì đó hoặc đặt câu hỏi. Chú ý, hãy đảm bảo bạn có dấu phẩy ở cuối dòng ở tất cả câu trên, như trong các ví dụ ở trên.

Nếu bạn có chữ ký email chuẩn được bao gồm tự động trong tất cả các email của mình, hãy đảm bảo rằng nội dung của nó hoàn toàn phù hợp với người mà bạn đang gửi email. Truyện cười, hình ảnh hài hước và những thứ tương tự không phù hợp với email trang trọng.

9. Các mẹo khác để viết một cách trang trọng

Có một vài chú ý tổng quát hơn để viết một cách trang trọng và đảm bảo rằng bạn duy trì hình ảnh chuyên nghiệp nhằm gây ấn tượng với người nhận của bạn.

Không bao giờ sử dụng tiếng lóng – tránh tiếng lóng và thông tục khi bạn viết những thứ trang trọng. Đồng thời, cũng không bao giờ được chửi thề trong bài viết của bạn.
Đừng quấy rầy – giải thích những gì bạn đang cố gắng nói rõ ràng và chính xác nhất có thể nếu bạn mong đợi họ đọc nó đầy đủ. Giữ cho cuộc nói chuyện của bạn ngắn gọn và chính xác.
Luôn luôn hiệu đính – chính tả và ngữ pháp tốt là hoàn toàn cần thiết, vì vậy hãy kiểm tra kỹ thông tin của bạn trước khi nó được gửi (phần mềm kiểm tra chính tả sẽ thực hiện kiểm tra ban đầu, nhưng bạn vẫn sẽ cần phải đọc qua để kiểm tra bất kỳ thứ gì có thể chưa được chọn). Bất kỳ lỗi nào sẽ làm hỏng hoàn toàn hình ảnh chuyên nghiệp của bạn! – Trong email, tránh các tệp đính kèm không cần thiết, biểu tượng cảm xúc, v.v.

Bạn chắc chắn sẽ có dịp để viết một lá thư trang trọng tại một số điểm, và gửi email đã trở thành một sự xuất hiện hàng ngày đối với hầu hết chúng ta. Nắm rõ các mẹo trong bài viết này sẽ đảm bảo rằng bạn truyền đạt thông tin bằng văn bản của bạn bằng một thái độ chuyên nghiệp hơn, và điều này sẽ giúp bạn thay đổi tốt hình ảnh của mình trong tương lai.

Xem Làm thế nào để viết thư và email tốt? (P1)

Người dịch: Tiểu Hồng

Nguồn: oxford-royale.co.uk

Related Articles