Làm thế nào để viết thư và email tốt? (P1)

Một khía cạnh khác của tiếng Anh mà bạn có thể chưa nghĩ đến là cách giao tiếp thích hợp trong những tình huống viết trang trọng, chẳng hạn như viết thư. Đây là kĩ năng hầu như bạn sẽ cần nếu bạn đang trong quá trình đặng ký vào các trường học hoặc trường đại học ở Vương Quốc Anh, vì vậy chúng tôi sẽ cung cấp cho bạn hướng dẫn hữu ích về cách viết thư và email hợp với lễ nghĩa bằng tiếng Anh.

Ngay cả khi bạn là người bản xứ, đây vẫn là một kỹ năng quan trọng cần phải có nếu bạn chưa có, cả cho đơn xin vào các trường đại học và trong cuộc sống ngoài những tháng năm là sinh viên, bạn gần như chắc chắn sẽ cần viết thư xin việc, thư để gửi cho ngân hàng, thư điện tử để gửi cho bộ phận chăm sóc khách hàng của các công ty, vân vân. Vì vậy, nếu bạn không chắc chắn về cách viết thư hay email trang trọng, hãy chú ý dến lời khuyên trong bài viết này và bạn sẽ sớm giao tiếp bằng chữ viết một cách chuyên nghiệp.

1. Cách đúng đắn để viết một lá thư

Khi nói đến việc viết một lá thư trang trọng, có những cách thức rõ ràng đúng và sai về việc thực hiện nó. Để cho bạn thấy cách thực hiện đúng, hãy giả sử rằng bạn đang viết thư cho một trường đại học mà bạn đã đăng kí, để tìm hiểu về khả năng trì hoãn khóa học của bạn trong một năm.

Chúng tôi đã viết ra bức thư đầy đủ bên dưới, để bạn có thể tham khảo nó khi bạn đọc qua các điểm sau đây.

Địa chỉ của bạn: điều đầu tiên cần viết là địa chỉ của bạn. Điều này nằm ở phía trên bên phải bức thư.
Ngày: bên dưới địa chỉ, bạn viết ngày của lá thư. Chú ý cách chúng tôi định dạng ngày ở đây và để lại khoảng trống giữa phần bên dưới của địa chỉ và phần ngày.
Địa chỉ người nhận: tiếp theo bạn viết địa chỉ của người nhận. Nó được căn chỉnh về phía trái và được đặt bên dưới phần địa chỉ và ngày của bạn.
Lời chào: chúng tôi đã viết chi tiết hơn về vấn đề này ở lá thư ví dụ của chúng tôi ở phía dưới, nhưng với mục đích của ví dụ này, chúng tôi sử dụng cách gọi người nhận là “Mr” và họ của họ.
Dòng chủ đề: khá giống như viết email, một lá thư chính thức thường có một câu tóm tắt sau dòng lời chào, sừ dụng để miêu tả tóm gọn nội dung lá thư.
Thân bài: Nội dung chính của lá thư. Xuống hàng để có một đoạn mới và giữ cho các câu rõ rang và rõ điểm. Hãy chắc chắn rằng nó nêu rõ ràng những gì bạn muốn người khác làm theo như lá thư của bạn. Trong ví dụ này, chúng tôi đã đặt câu hỏi trực tiếp ngay trên dòng riêng của nó để đảm bảo nó nổi bật.
Lời kết: một lần nữa, chúng tôi sẽ cung cấp cho bạn thêm hướng dẫn về cách kết thúc lá thư của trong phần sau của bài viết này. Trong vú dụ, chúng tôi sử dụng “Yours sincerely”, lý do sẽ được giài thích sau đó.
Chữ kí: chúng tôi đã để lại một khoảng trống ở phần này, bạn sẽ ký chữ ký của mình lên đó sau khi bạn in ra lá thư để gửi.
Tên in: bên dưới chữ ký của bạn là tên của bạn được in đầy đủ.

2. Chi tiết lời chào

Luôn bắt đầu mộ lá thư chính thức với chữ “dear”, chứ không phải là “Hi” hoặc bất kì lời chào chính thức nào khác. Tên gọi trực tiếp tốt nhất là nên tránh khi bạn muốn viết một lá thư trang trọng, nhưng có thể chấp nhận được trong một số trường hợp, chẳng hạn như khi bạn viết thư cho người bạn đã gặp trực tiếp và người đã khuyến khích bạn xưng hô với họ bằng tên của họ. Xét về các lời chào chính thức hơn, bạn có các tùy chọn sau:

Sir/Madam – bắt đầu lá thư của bạn với “Dear Sir or Madam” khi bạn không biết người nhận của lá thư. Ví dụ như khi bạn đang viết thư cho bộ phận tuyển sinh đại học nói chung và không biết chính xác ai sẽ chịu trách nhiệm xử lý yêu cầu của bạn.
Mr/Mrs/Dr etc –khi bạn biết tên của người mà bạn đang viết, hãy xưng hô bằng tên họ và chức vụ của họ. Đối với nam giới, nên xưng là Mr Smith (ông Smith) (trừ khi bạn biết rằng ông ấy có một danh hiệu khác, ví dụ:Dr Smith (Tiến sĩ Smith) hoặc Captain Smith (Thuyền trưởng Smith))

3. Lời kết lá thư

Có một số cách để kết thúc một lá thư chính thức. Đó là:

Yours faithfully, – được sử dụng khi bạn mở đầu thư với “Dear Sir or Madam”
Yours sincerely, –được sử dụng khi bạn gửi đến một cá nhân có tên rõ ràng trong thư của bạn.
Yours truly, – điều này có thể được sử dụng khi bạn viết thư cho người mà bạn có quen biết. Câu thường này phổ biến hơn ở Mỹ.

Những câu trên tất cả đều nên có dấu phẩy ở phía sau, giống như những ví dụ ở dưới đây.

4. Email

Email thường được coi là ít trang trọng hơn là một bức thư, nhưng điều đó không có nghĩa là bạn có thể rơi vào tình trạng quá sử dụng tiếng long hoặc quá quen thuộc khi bạn viết cho người nào đó quan trọng, chẳng hạn như giáo sư tuyển sinh đại học (người sẽ không ấn tượng nếu bạn không thể giao tiếp chuyên nghiệp). Bạn phải luôn giữ sự tôn trọng và chuyên nghiệp mọi lúc ngay cả trong trường hợp kém trang trọng hơn này.

Bạn không cần bố cục email của bạn theo kiểu như trong cách viết lá thư phía trên nhưng có một vài đều bạn cần cân nhắc và những có thứ trong email được viết khác, trái ngược với viết thư.

(Còn nữa)

Người dịch: Tiểu Hồng

Nguồn: oxford-royale.co.uk

Related Articles